Jak pokonać niechęć do robienia zadań trudnych/niemiłych?

Stosuj Technikę Pomodoro

Wielu z nas odkłada „na potem” zadania, których nie lubi wykonywać.

Zjawisko to ma swoją nazwę: prokrastynacja. Prokrastynacja to nawyk odwlekania pewnych czynności na później, pomimo że mamy możliwość ich wykonania. Nie wynika to z lenistwa. Zwykle nie umiemy po prostu znaleźć motywacji, by wziąć się do pracy.

Aby pokonać niechęć do takich zadań, warto zastosować technikę Pomodoro. Nazwa tej techniki pochodzi od… kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Wynalazcą tej techniki w latach 80. XX wieku był Włoch Francesco Cirillo. Jej celem jest skoncentrowanie się na zadaniu, które mamy ochotę odłożyć „na potem”, tylko przez 25 minut. Sedno tkwi w tym, by przemóc niechęć do jego wykonania (tylko 25 minut) i aby starać się nie pozwolić, by ktokolwiek lub cokolwiek mogło nam przerwać założony cykl pracy.

Kiedy minutnik (niekoniecznie w kształcie pomidora J) odmierzy 25 minut, należy zrobić sobie 5 minut przerwy. Wtedy można np. odpocząć, napić się wody, skorzystać z toalety itp. Po czterech takich cyklach jest czas na dłuższą przerwę. Możemy wtedy wykonać „lżejszą” pracę (np. odebrać e-maile).

Jak przygotować się do urlopu?

  • Na dwa-trzy dni przed planowanym urlopem zaplanuj czas na „dokończenie” zadań.
  • Stwórz podpis e-mail „urlop” z tekstem: „Planowany termin urlopu wypoczynkowego od..do” i włącz ten podpis, jako podpis domyślny na dwa – trzy tygodnie przed urlopem.
  • Włączając „Asystenta podczas nieobecności” nie pisz: „Na e-maile odpowiem po moim powrocie”, ale raczej „Jeśli sprawa będzie aktualna po moim powrocie, proszę o ponowny kontakt”.
  • Czas urlopu zapisz w kalendarzu jako wydarzenie całodzienne: od (data początku urlopu) – do (data ostatniego dnia urlopu)
  • Zarezerwuj zaraz po urlopie czas w kalendarzu na „odkopanie się” (najlepiej kilka godzin pierwszego dnia).
  • Czytając e-maile, które przyszły w czasie Twojej nieobecności, zaczynaj od najnowszych.

Jak poprawić koncentrację pracując w Open Space?

Open space jest specyficzną formą aranżacji przestrzeni biurowej, w której szczególnie istotne stają się nieformalne zasady współżycia między ludźmi.

Jeżeli zaczniemy ich przestrzegać, rzadziej będzie dochodzić do konfliktów i zmniejszy się poziom stresu, jaki odczuwamy będąc ciągle „na widoku”. Oto kilka propozycji:

  • Nie rozmawiaj głośno przez telefon, zwłaszcza wtedy, kiedy ktoś dzwoni do ciebie w prywatnej sprawie
  • Wycisz dźwięk telefonu lub włącz wibracje i włóż telefon do kieszeni
  • Wyłącz dźwięki komputera, informujące np. o nadejściu e-maila
  • Nie nadużywaj trybu głośnomówiącego (jeżeli chcesz przeprowadzić telekonferencję, przejdź do osobnego pokoju przeznaczonego na spotkania i konferencje)
  • Jeżeli masz w planie dłuższą rozmowę, a sale konferencyjne są zajęte, wyjdź z open space na korytarz lub przed budynek
  • Nie przerywaj innym pracy, pytając o rzeczy, które można samemu sprawdzić albo znaleźć
  • Nie rzucaj tzw. szybkich i krótkich pytań do osoby siedzącej blisko. Ona może być zajęta i skoncentrowana na czymś innym. Poza tym takie rozmowy przeszkadzają innym osobom siedzącym w tej samej przestrzeni

Jak zadbać o czas na pracę własną?

W książce „Jedna rzecz” jej autorzy Gary Keller i Jay Papasan piszą, że najlepszym sposobem na zabezpieczenie czasu pracy w skupieniu jest wyjście z założenia, że taki czas jest nie do ruszenia. Jeśli ktoś próbuje coś ci „wcisnąć”, spróbuj powiedzieć: „Przykro mi, ale jestem już umówiony”. Przecież rzeczywiście jesteś umówiony – z samym sobą – w tym momencie swoim najważniejszym, strategicznym klientem.

Istotne jest uświadomienie sobie również, za co należy się zabrać i na co poświęcić ten czas. Oczywiście każdy z nas ma inne zadania i inne priorytety, ale warto być świadomym zasady Pareto, która mówi, że 20% naszych zadań przynosi 80% rezultatów, a 80% zadań przynosi 20% rezultatów. Zasada Pareto w obszarze organizacji procesu pracy jest narzędziem-sitem, ułatwiającym „odsianie” zadań, nad którymi powinniśmy się skupić, od zadań mało istotnych. Dzięki niej wiemy, że warto przeznaczyć czas na to, co daje wymierne rezultaty, a odrzucić to, co jedynie zabiera czas, przynosząc rezultaty niewspółmierne do nakładu czasu i sił.

Jak ustalać priorytety?

USTALANIE PRIORYTETÓW DLA ZADAŃ METODĄ EISENHOWERA

(rysunek)

Doskonałą techniką ustalania zadań priorytetowych jest zastosowanie tzw. zasady Eisenhowera. Wspomaga ona podejmowanie decyzji i określanie, które zadania powinny otrzymać pierwszeństwo, a które odrzucić lub odsunąć w czasie. W metodzie Eisenhowera czynności są ustalane według dwóch kryteriów: pilności i ważności.

Pilne oznacza, że daną rzecz robisz pod presją czasu. Ulegamy temu, co pilne. Dzwoniący telefon wydaje się sprawą pilną. Sprawy pilne są zazwyczaj widoczne, wymagają działania. Ważność ma związek z rezultatami. Jeśli coś jest ważne, stanowi wkład do osiągania celów i przynosi istotne efekty. Można zatem wyłonić cztery rodzaje czynności w czterech kwadratach: I, II, III i IV.

Kwadrat I to sprawy ważne i pilne, wymagające szybkiej reakcji. Są tu sprawy nagłe od osób trzecich, zdarzenia losowe oraz sprawy, które mogły być niepilne, ale ich wykonanie zostało opóźnione. Znajdują się tu na skutek m.in. błędnych przyzwyczajeń i zachowań.

Kwadrat III to sprawy mało ważne, ale pilne. Niektóre przedłużające się zebrania, szukanie dokumentów, stanie w korkach, robienie rzeczy za innych – to przykłady czynności, które zabierają niepotrzebnie czas. Jednocześnie wykonując je, jesteśmy pod presją czasu, bo zaniedbujemy inne, ważne zadania.

Kwadrat IV to sprawy zastępcze, do których często uciekamy w chwilach zmęczenia lub frustracji. To także sprawy, bez których można się obejść (np. surfowanie po internecie, bezmyślne oglądanie TV).

Kwadrat II to sedno skutecznego organizowania czasu. Dotyczy tego, co jeszcze nie jest pilne, ale na pewno jest ważne. Starajmy się koncentrować na tych sprawach, póki nie staną się pilne. Tylko wówczas można zadbać o wysoką, jakość. W tym kwadracie zawarte jest planowanie, przewidywanie, realizacja celów i wizji.

Jakie cechy powinien mieć dobrze sformułowany cel?

PROCES DEFINIOWANIA CELÓW

Zastanów się:

  1. Co chcę osiągnąć? Co chcę robić? Gdzie chcę być? Co chcę mieć?
  2. Jak to zmierzyć? Po czym poznam, że to osiągnąłem?
  3. Co zrobić, by to osiągnąć? Jakie działania podjąć?
  4. Harmonogram – rozłóż w czasie działania, które przybliżą Cię do osiągnięcia celu.

SMART to sposób formułowania celów, który zwiększa szansę na ich realizację. To jednocześnie akronim opisujący pięć cech, jakie powinien spełniać dobrze sformułowany cel:

  • S – czyli Sprecyzowany
  • M – czyli Mierzalny
  • A – czyli Atrakcyjny
  • R – czyli Realistyczny
  • T – czyli Terminowy

Sprecyzowany – należy wiedzieć, czego cel dotyczy i co chcesz osiągnąć. Cel ma być określony w sposób konkretny i jednoznaczny, nie pozostawiając miejsca na dowolność interpretacji. Cele „lepiej radzić sobie w pracy” lub „zacząć uprawiać jakiś sport” nie spełniają tego kryterium, ponieważ nie mówią, co konkretnie zamierzasz zrobić.

Mierzalny – dobrze określony cel powinien dawać możliwość sprawdzania postępów na drodze do jego realizacji. Cel „odłożyć 10.000 złotych na wyjazd na Hawaje” spełnia kryteria celu mierzalnego, zaś cel „wyjechać na Hawaje” już nie – w tym pierwszym przypadku można łatwo określić, ile już odłożyłeś i ile jeszcze brakuje.

Atrakcyjny – jakie są źródła motywacji do realizacji celu? Atrakcyjny cel to taki, który niesie wyzwanie, ale także jego realizacja daje konkretne korzyści. Określenie atrakcyjności celu to przede wszystkim odpowiedź na pytanie, po co w ogóle chcesz realizować taki cel?

Realistyczny – czyli możliwy do osiągnięcia. Najważniejsze jest tu określenie, czy masz czas i siły (albo szerzej – zasoby) na jego realizację. Jeśli postanowisz przebiec maraton, to potrzebujesz czasu na regularne treningi, najlepiej 3-4 razy w tygodniu. Jeśli chcesz odłożyć 10.000 złotych na wyjazd, to potrzebujesz zarabiać i planować swoje wydatki na tyle dobrze, aby jakaś suma zostawała na koniec miesiąca. Inaczej skończy się na pobożnych życzeniach.

Terminowy – czyli z określoną datą, do jakiej chcesz zrealizować cel. Ustalenie terminu zwiększa mobilizację do działania. Bez tego łatwo wpaść w pułapkę odkładania realizacji celu na później.